Банк, в котором обслуживается наша фирма, выдвигает жесткие требования к формату платежных поручений. Как узнать, удовлетворяют ли платежки подготавливаемые программой Memo Office 4x4 этим требованиям ?
1. Загрузите программу, создайте и распечатайте любой отчет, в том числе и платежное поручение, и предъявите его в Ваш банк для экспертизы.
2. Загрузите "Альбом печатных форм", который содержит образцы всех отчетов создаваемых программой, распечатайте из него страницу с платежным поручением и предъявите платежку в банк для экспертизы.
Как распечатать платежное поручение, если наше предприятие работает без печати и подписи второго лица ?
Положение ЦБ РФ от 8.09.2000 г. "О безналичных расчетах в РФ" не предусматривает в этом случае какую-либо особую форму платежного документа, но некоторые банки в регионах действительно требуют, что бы в платежном документе были фразы "Без печати" и "Вторая подпись не предусмотрена". Для выполнения этого требования установите соответствующие флажки в карточке Вашего предприятия (должна быть нажата кнопка "СВОИ РЕКВИЗИТЫ").
В накладной на отпуск не полностью печатаются наименования некоторых товаров. Как устранить ?
В указанном документе (а также в накладной с сертификатами) наименования товаров печатаются одной строкой. Расширение зоны печати в несколько строк, как для основных оперативных документов склада, не предусмотрено для компактности документа - зато указан артикул по которому кладовщик отпускает товар со склада.
С какой версией пакета Microsoft Office (MS Excel, MS Word) работает программа Memo Office ?
Программа совместима с версиями Microsoft Office 98, 2000, XP. При экспорте отчетов используются вызовы соответствующих ActiveX компонентов компонентов этого пакета. Также требуется наличие установленного MS Explorer версии 4, 5, 6 - для экспорта отчетов в формат HTML.
Программа очень медленно экспортирует список товаров (клиентов, прайс-лист, реестр движения товаров и т.д.) в Microsoft Excell. Как можно этот процесс ускорить ?
В настройке программы (ФАЙЛ -> Настройка программы) можно отказаться от принудительной русификации операций экспорта в MS Excel, и это позволит повысить скорость передачи данных из программы в MS Excel в несколько раз, но требуется, что бы операционная система Windows была корректно русифицирована. Также необходимо учитывать, что для экспорта информации в Microsoft Excel программа использует стандартные возможности ActiveX MS Excel, а значит работа с MS Excel 2000 будет происходить значительно быстрее, чем с MS Excel 98 (и как ни странно - в MS Excel XP ...).
После установки программы на новый компьютер (после переустановки операционной системы MS Windows) все отчеты в окне предварительного просмотра сильно сдвинуты вправо.
Для правильного отображения отчетов необходимо, что бы был установлен принтер по умолчанию, даже если самого устройства печати к компьютеру не подключено. В такой ситуации, рекомендуем, установить драйвер, какого-нибудь принтера, который входит в комплект установки MS Windows,
например HP LaserJet 4L или HP LaserJet6L и назначить этот этот принтер устройством печати по умолчанию.
При печати отчетов в альбомной (горизонтальной) ориентации "срезается" правый край отчета.
Причин может быть несколько:
1. Установлен драйвер принтера, несоответствующий самому принтеру. Например, очень часто для принтера HP LaserJet 6L устанавливают драйвер от HP LaserJet 4L. Проверьте, и при необходимости переустановите драйвер принтера.
2. Зона печати Вашего принтера (устанавливается в настройках драйвера принтера) значительно меньше формата стандартного листа A4. Проверьте установки размера листа в настройках драйвера и попробуйте распечатать отчет в альбомной ориентации из какой-нибудь программы (например Microsoft Word) и сравнить зону обрезки отчета. Данная проблема встречается на некоторых моделях недорогих струйных принтеров (например Canon BJ10, HP DeskJet 930C).
3. Ваш принтер не поддерживает печать графики или делает это некорректно. Такая проблема возникает со старыми моделями матричных принтеров (например Epson FX80).
После экспорта отчета в Microsoft Word очень неудобно вносить в него изменения, так как каждый лист отчета записан в виде картинки.
Абсолютно верно ! Экспорт отчетов в MS Word производится в виде графических файлов формата WMF и предназначен для передачи файлов (например отправки клиентам счетов по email), а не для редактирования отчетов. Если все таки возникла необходимость изменить лист отчета, то необходимо из окна предварительного просмотра отчета, записать этот лист как графический файл (по умолчанию предлагается имя Report.wmf) и для его редактирования воспользоваться каким-нибудь редактором векторной графики, например CorelDraw или MetaFile Companion (http://companionsoftware.com). После исправлений лист отчета можно распечатать, как из графического редактора, так и из самой программы Memo Office 4x4 (ФАЙЛ -> Печать файла с листом отчета).
Для отчета с большим числом страниц (например движение товаров за период или прайс-лист) неудобно сохранять каждую страницу в виде графического файла. Можно ли сразу записать весь отчет как набор картинок ?
Да. Для этого в окне предварительного просмотра отчета выберите экспорт в HTML (Операции -> Экспорт в HTML F6). После того, как отчет будет загружен в MS Explorer, сохраните его средствами MS Explorer в отдельный каталог и каждая страница отчета будет сохранена в виде отдельного WMF файла.
При создании отчета, указываем количество копий отчета, например три, но печатается все равно одна копия.
Некоторые струйные и большинство матричных принтеров не поддерживают аппаратно команду дублирования отчетов, т.к. не имеют внутренней памяти. В этом случае необходимо установить в текущей настройке программы "Количество копий отчетов задавать -> Копированием листов отчетов"
Можно ли сохранить отчет (например прайс-лист) в формате Adobe PDF ?
Да. Для этого необходимо установить программу Adobe Distiller (входит в комплект установки программы Adobe Acrobat 5.0). После этого необходимо в качестве устройства печати указать Adobe Distiller, для отчета выбрать TTF шрифт (например Times New Roman) и отправить отчет на печать.
После чего весь отчет (или указанные страницы) будут записаны в файл формата Adobe PDF.
Как из программы отправить какой-нибудь отчет (счет, прайс-лист, и т.д.) по электронной почте (email) ?
Необходимо из окна предварительного просмотра экспортировать отчет как документ Microsoft Word (*.doc). Далее можно сохранить сохранить файл *.doc и отправить его по email как присоединенный файл или из окна MS Word выполнить команду ФАЙЛ -> Отправить -> Сообщение.
При работе с клиентами неудобно печатать оперативные документы. Сначала надо отправить на печать накладную, потом 2 экземпляра счета-фактуры, потом транспортную накладную, потом кассовый ордер на оплату накладной. Можно ли как-то ускорить (автоматизировать) этот процесс.
Да. Воспользуйтесь наборами для печати (СЕРВИС -> Наборы для печати). С помощью этой операции Вы сможете сформировать произвольное количество наборов оперативных документов, каждый из которых будет состоять из нескольких указанных копий документов. При этом Вы сможете задать последовательность печати документов и даже их повторение. Например можно сформировать набор, который будет печатать накладную, счет-фактуру, кассовый ордер(-а) на оплату, а потом еще счет-фактуру и т. д. Вызываются наборы из всплывающего набора по правой кнопке мыши на списке приходных (расходных) документов склада и в архиве документов по контрагентам. Обратите внимание, что отчеты указанные в наборе печатаются на принтер установленный по умолчанию, без предварительного просмотра.
При печати реестра движения товаров (одного товара) не печатается итоговая сумма.
Если необходимо увидеть стоимостной итог по движению товара - распечатайте отдельно приход и расход товара (печать реестра с одноименных закладок списка). Также можно воспользоваться отчетом по движению товаров в формате MS Excel - в нем колонки с приходом и расходом товара разнесены и считается раздельный итог.
Как распечатать сразу все платежные поручения в банк за день (период) ?
В всплывающем меню по правой кнопке мыши на списке платежных поручений вызовите отчет "Все за период". Укажите период, за который необходимо распечатать платежные поручения и создайте отчет. Обратите внимание, что каждое платежное поручение будет подготовлено в том количестве экземпляров, которое указано в карточке платежного поручения.
Как распечатать список документов склада за период, выданных на клиентов в наименовании которых встречается "ПБОЮЛ" (или на сумму от 5000 руб. до 8000 руб., или с количеством выписанных позиций больше 10 и т. д.)
Для создания таких реестров накладных необходимо открыть список приходных или расходных документов склада, в сплывающем меню по правой кнопке мыши на списке вызвать ФИЛЬТР, заполнить необходимые условия и отобрать по нему документы. После этого подготовить реестр документов (ПЕЧАТЬ -> Реестр) в который попадут документы за указанный период и видимые на экране (отобранные по фильтру).
Отсканировали оттиск печати, сохранили его как файл, присоединили к реквизитам своего предприятия, но при создании счета с оттиском печати, он получается на документе значительно меньше по размерам, чем реальный оттиск.
Сохраняя графический файл с оттиском печати необходимо выполнить условия: рисунок должен быть квадратным и оттиск печати должен занимать на рисунке максимально возможный размер (окружность оттиска должна быть вписана в квадрат рисунка). При выполнении этих условий оттиск будет напечатан в отчетах реального размера и без искажений.
Какой шрифт (фонт) используется по умолчанию при создании отчетов ?
При формировании отчетов, по умолчанию, используется шрифт MicroSoft Sans Serif, и только он один.
Изменить шрифт для отчетов по умолчанию можно в пункте меню "ФАЙЛ -> Настройка шрифта для отчетов".
Можно ли редактировать отчеты в программе Memo Office 4x4 ?
Сейчас программа содержит более 70 отчетов (см. "Альбом печатных форм"), и их формат изменять нельзя. Ведутся работы, а значит будет и результат, по добавлению в программу дополнительных, создаваемых и изменяемых пользователями отчетов.
Можно ли записать лист отчета (например счет с печатью) в графический файл формата (BMP) ?
Для этих целей лучше всего воспользоваться редактором векторной графики (например CorelDraw), но можно выполнить эту операцию и с помощью "подручных" средств, для этого:
1. Создайте отчет и в окне предварительного просмотра выполните операцию "Экспорт в HTML";
2. После того, как отчет будет загружен в MS Explorer, щелкните правой кнопкой мыши на нужном листе отчета и выберите из меню операцию "Сохранить рисунок как ...";
3. Укажите имя файла и выберите тип сохраняемого файла "Точечный рисунок (BMP)".
4. Сохраните рисунок как файл формата BMP. Все.